ZO KRIJG EN BEHOUD JE MEER OVERZICHT

Veel mensen maken to do lijstjes om overzicht te krijgen in wat ze allemaal te doen hebben.

Outlook werkt hier natuurlijk super voor, net als pen en papier

Heerlijk afvinken ✅

Toch blijken to do lijstjes soms zo te groeien dat ook deze weer druk met zich meebrengen.

Voornaamste reden hiervoor is dat er iets ontbreekt.

De eerste stap in het krijgen van overzicht is inderdaad om het ergens anders dan in je hoofd op te slaan.

Alles wat je in je hoofd opslaat zorgt namelijk voor onrust.

De zogenaamde

oh-ja-dat-moet-ik-ook-nog-doen en

oh-ja-dat-moet-ik-niet-vergeten-onrust

Helemaal wanneer je iets te doen hebt waar je weerstand tegen voelt, geen zin in hebt, lastig vindt en uitstelt.

Je stelt het uit maar draagt het de hele dag, of soms week, met je mee. In je hoofd, op je schouders, achter je aan. Dit kost energie en geeft onrust.

Wat helpt? Plannen in Outlook!

En ja, plannen kan soms wat verstikkend voelen maar lees nog even mee want dit gaat je echt helpen.

Een planning die jou ondersteund

Er zijn drie soorten afspraken die je plant in outlook:

• Afspraken met jezelf – je plant alles wat je te doen hebt in. En met alles bedoel ik ook alles, denk aan:
  • Rapportages maken
  • Bel-afspraken met klanten
  • Vaste momenten om je mail te beantwoorden
  • Voorbereiden van vergaderingen
  • Uitwerken van notulen
• Alles wat je te doen hebt op een dag plan je in en als je denkt dat je iets in een half uur kunt doen, plan dan een uur. We zijn vaak veel te enthousiast als het gaat over plannen 😄
• Afspraken met anderen – deze staan meestal wel in je agenda:
  • overleggen
  • vergaderingen
  • meetings etc.

• En als je hier werk voor te doen hebt, je moet voorbereiden, plan het in.

De laatste is misschien wel de meest vreemde, plan Ad Hoc in.

Dit is echt een life saver.

Van alle uren die je werkt, ben je ongeveer 80% productief. 20% gaat op aan vragen van collega’s, telefoontjes die binnenkomen, koffie halen, babbeltje hier, babbeltje daar (over werk natuurlijk) en ga zo maar door.

Dus plan ALTIJD 20% tijd in voor onvoorziene dingen. Blok deze tijd in je agenda.

Nog wat handige tips:

• Plan dat waar je tegenop ziet, als eerste in. Zo hoef je er niet de hele dag tegenop te zien en je zal zien dat het veel sneller klaar is dan je denkt
• Plan ruim in, we denken vaak dat iets in een half uurtje de doen is en dan duurt het meestal een uur, plan dus dubbel de tijd in
• Als je het lastig vindt om ‘Nee’ te zeggen, gebruik je (vol geplande) agenda om aan te even dat het nu even niet lukt en geef aan wanneer wel
• Kijk aan het eind van de dag naar je planning voor morgen en mocht je iets niet af hebben gekregen, plan het in voor de volgende dag zodat je met een opgeruimd hoofd naar huis gaat
• Neem regelmatig pauzes om even op te laden en haal meerdere keren per dag even drie keer bewust adem (10 keer in en uit en je voelt je direct rustiger)
• Evalueer aan het eind van je week je planning, wat ging er goed, wat kan beter en zorg dat alles wat niet afgekomen is ingepland wordt voor volgende week.

Zo ga je ook lekker relaxed je weekend in!

Ik hoop dat deze tips je helpen om meer rust in je werk te ervaren.

En vind je het (soms ook) lastig om ‘Nee te zeggen? Volgende week gaan we dieper op in en hebben we weer superfijne tips voor je.

Heb een mooie week!

Hartelijke groet,

Chantal en Team HZVZ